Zusätzliche Datenschutzerklärung für Mitarbeiter

 

1.                  Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Regelmäßig von uns verarbeitete personenbezogene Daten sind: Name, Namenszusätze, (private) Adresse, Kontaktdaten (Telefon, Mobilfunknummer, E-Mail-Adresse), Geburtsdatum und –ort, Alter, Geschlecht, Staatsangehörigkeit, Familienstand, Anzahl der Kinder, Steuerdaten, Bankverbindungsdaten, Personalnummer, Vertragsdaten (z.B. Gehaltsinformationen, Arbeitszeit, Zulagen, Pauschalen, Berufsjahre, Ein- und Austrittsdatum), Rentenversicherungs- und Steueridentifikationsnummer, Zeiterfassungsdaten (einschl. Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten), Führerscheindaten, Sozialversicherungsdaten, Steuerungsdaten, Gehaltsabrechnungsdaten, Angaben zu vermögenswirksamen Leistungen, Ausbildungs- und Qualifikationsdaten, Angaben zu Erziehungsberechtigten bei minderjährigen Beschäftigten, Reisekostenabrechnungsdaten, Fahrtenbücher, Daten zur Personalplanung und –steuerung, Zugangskontrolldaten, Inventarinformationen, Daten zum betrieblichen Eingliederungsmanagement, Veranstaltungsteilnahmedaten, Angaben zu Berechtigungen und Befugnissen, ggf. Bilder und die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten. In bestimmten Fällen können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie bspw. Gesundheitsdaten verarbeitet werden.

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, das Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen durchzuführen.

2.                  Quellen personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten erhalten wir direkt von Ihnen (z.B. während es Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses). In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. Stellenvermittlung) erhalten haben. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

3.                  Zwecke, für die wir personenbezogene Daten verarbeiten, und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung

Auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO, Art. 7 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG-neu verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke der Außendarstellung des Unternehmens (z.B. Bilder auf Firmenwebseiten), in internen IT-gestützten Kommunikationssystemen (z.B. Portraitbilder als Avatar in internen Kommunikationsplattformen oder Mail-Clients).

Zur Erfüllung vertraglicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO i.V.m.  § 26 Abs. 1 BDSG-neu verarbeiten wir Ihre Daten zum Zweck der Begründung, Durchführung und Beendigung des mit Ihnen geschlossenen Arbeitsvertrages, insbesondere zur Zeiterfassung und Zeitwirtschaft und der Gehalts- und Reisekostenabrechnung (einschließlich der Berechnung und Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen). Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und örtliche Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 88 Abs. 1 DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 4 BDSG-neu als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.

Aufgrund von gesetzlichen Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 c) DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten zur Erfüllung diverser rechtlicher Verpflichtungen: insbesondere zur Erstellung handelsrechtlicher und steuerrechtlicher Nachweise nach § 257 HGB, § 147 AO und § 41 Abs. 1 EStG, Verarbeitung von Daten zur Lohnsteuer nach § 39b EStG, Arbeitszeitkonten nach § 7d Abs. 1 Satz 1 SGB V sowie Dokumentation von Mehrarbeit nach § 16 Abs. 2 ArbZG und der arbeitsmedizinischen Vorsorge nach § 11 ArbSchG, Aufzeichnungspflichten im Rahmen des Mindestlohngesetzes nach § 17 MiLoG, zur Gefährdungsbeurteilung nach § 5 ArbSchG, Dokumentation von Aufenthaltserlaubnissen im Rahmen von § 18 AufenthG.

Darüber hinaus können wir aufgrund der europäischen Antiterrorverordnungen 2580/2001 und 881/2002 verpflichtet sein, Ihre Daten gegen die sog. „EU-Terrorlisten“ abzugleichen, um sicherzustellen, dass keine Gelder oder sonstigen wirtschaftlichen Ressourcen für terroristische Zwecke bereitgestellt werden.

Im Rahmen einer Interessenabwägung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO verarbeiten wir Ihre Daten zum Zwecke der Personalplanung, -verwaltung, -entwicklung, -führung und -betreuung sowie des Personalcontrollings, der internen Kommunikation z.B. zur Bereitstellung von Adressbüchern, Organisation und Durchführung betriebsinterner Veranstaltungen und verpflichtender Schulungen, der Bereitstellung und Nutzung von IT-Systemen und IT-gestützter Kommunikationsanlagen (Telefonie, E-Mail, Chats, Videokonferenzen), der Terminplanung, der Inventarisierung von bereitgestellten IT-Systemen und Software, der Wahrung berechtigter Interessen Dritter (z.B. öffentlicher Stellen), der Verhinderung und Aufklärung von Straftaten gem. § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG-neu und der Gewährleistung der IT-Sicherheit (u.a. der Zutritts-, Zugangs-, Zugriffs- und Eingabekontrolle) und des IT-Betriebs.

Weitere Informationen zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten:

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z.B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 b) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG-neu. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 h) i.V.m. § 22 Abs.  1 b) BDSG-neu erforderlich sein.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 a) DS-GVO i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG-neu beruhen (z.B. betriebliches Gesundheitsmanagement).

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

4.   Empfänger von Daten

Empfänger von Daten sind innerhalb unseres Unternehmens sind Mitarbeiter, Fachbereich, Betriebsrat oder Schwerbehindertenvertretung, die diese zur Bearbeitung der oben genannten Zwecke benötigen. Innerhalb der VILA VITA Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen (z.B. Gehaltsabrechnung, Betreuung und Abwicklung der betrieblichen Altersversorgung, Entsorgung von Akten).

Darüber hinaus können die von uns eingesetzten Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO sowie andere Dienstleister Daten erhalten.

In bestimmten Fällen geben wir auch Daten an öffentliche Stellen und Institutionen weiter (z. B. Aufsichtsbehörden, Finanzbehörden, Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Registerstellen) sowie an Gläubiger und Gläubigervertreter, Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen, Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz, an Stellen, um die vermögenswirksamen Leistungen ausbezahlen zu können und an Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können.

Eine Weitergabe von Daten erfolgt nur dann, wenn gesetzliche Vorschriften die Weitergabe erlauben oder verlangen, Sie der Weitergabe zugestimmt haben oder wir aus sonstigen Gründen befugt sind, die Daten weiterzugeben. 

5.  Dauer, für die personenbezogene Daten gespeichert werden

Personenbezogene Daten werden durch uns nur solange gespeichert, wie es zur Erfüllung der jeweiligen Zwecke oder zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Wir unterliegen verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Diese ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabenordnung (AO), dem Geldwäschegesetz (GwG) und dem Einkommensteuergesetz (EStG). Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen uns geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

6.    Übermittlung von Daten in Drittstaaten

Eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) erfolgt nur, soweit in dem Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau gemäß Art. 44 ff. DSGVO durch die EU-Kommission bestätigt wurde oder andere angemessene Garantien zum Schutz personenbezogener Daten vorhanden sind.

7.   Ihre Rechte

Sie haben das Recht

 

  • auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
  • auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
  • auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
  • auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO und
  • auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Für die Rechte auf Auskunft und auf Löschung gelten die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG. Darüber hinaus haben Sie ein Beschwerderecht nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde gem. § 19 BDSG.

Eine uns erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

8.     Automatisierte Einzelentscheidungen

 

In bestimmten Bereichen setzen wir automatisierte Verfahren zur Entscheidungsfindung ein. Eine vollständig automatisierte Entscheidung im Einzelfall findet jedoch nicht statt. Sollte dies künftig der Fall sein, so werden wir Sie hierüber gesondert informieren.

 

Informationen zum Widerspruchsrecht nach Artikel 21 EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe e) DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6 Absatz 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 Datenschutz-Grundverordnung.

Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Widerspruch kann formfrei an die unter 1. genannte Adresse erfolgen.

VILA VITA Marburg Gruppe